Å administrere eksterne prosjekter kan være en utfordring for prosjektledere som er vant til å jobbe i tradisjonelle kontormiljøer. Eksterne team møter unike utfordringer, inkludert kommunikasjonsbarrierer, tidssoneforskjeller og kulturelle forskjeller.

I denne bloggen vil vi utforske noen beste fremgangsmåter for ekstern prosjektstyring som kan hjelpe prosjektledere med å overvinne disse utfordringene og levere vellykkede prosjekter.

Definer prosjektmål og mål:

Klare prosjektmål og -mål er avgjørende for ekstern prosjektledelse. Prosjektledere bør jobbe med teamene sine for å definere prosjektets omfang, mål og tidslinje. Dette inkluderer å identifisere prosjektets leveranser, milepæler og tidsfrister. Klare prosjektmål og -mål kan hjelpe eksterne team med å holde fokus og samkjøre, og sikre at alle jobber mot de samme målene.

Etablere kommunikasjonsprotokoller:

Effektiv kommunikasjon er avgjørende for ekstern prosjektledelse. Prosjektledere bør etablere kommunikasjonsprotokoller som skisserer frekvens, format og kommunikasjonskanaler. Dette inkluderer vanlige teammøter, en-til-en-innsjekking og samarbeidsverktøy som videokonferanser, chat-apper og programvare for prosjektstyring. Effektiv kommunikasjon kan hjelpe eksterne team med å holde kontakten, informert og samkjørt.

Bruk prosjektstyringsverktøy:

Prosjektstyringsverktøy kan hjelpe eksterne prosjektledere med å holde orden og administrere teamene sine mer effektivt. Disse verktøyene inkluderer prosjektstyringsprogramvare, oppgavestyringsverktøy, tidsregistreringsprogramvare og samarbeidsverktøy. Disse verktøyene kan hjelpe prosjektledere med å spore fremgang, tildele oppgaver, sette tidsfrister og samarbeide med teamene deres i sanntid.

Sett forventninger til eksterne teammedlemmer:

Eksterne teammedlemmer bør være tydelige om sine roller og ansvar i prosjektet. Prosjektledere bør sette forventninger til eksterne teammedlemmer, inkludert deres arbeidstid, tilgjengelighet og responstider. Klare forventninger kan hjelpe eksterne team til å holde seg ansvarlige og sikre at alle jobber mot de samme målene.

Lag en prosjektplan:

Å lage en prosjektplan er avgjørende for ekstern prosjektstyring. Prosjektledere bør samarbeide med teamene sine for å lage en detaljert prosjektplan som inkluderer alle oppgaver, tidsfrister og milepæler. Denne tidsplanen bør jevnlig oppdateres og deles med teamet for å sikre at alle er klar over prosjektets fremdrift.

Gi regelmessig tilbakemelding:

Regelmessig tilbakemelding er avgjørende for ekstern prosjektstyring. Prosjektledere bør gi regelmessige tilbakemeldinger til teammedlemmene om deres prestasjoner og fremgang mot prosjektmål. Disse tilbakemeldingene bør være konstruktive og spesifikke og bør inkludere både positive tilbakemeldinger og forbedringsområder.

Fremme en positiv teamkultur:

Å bygge en positiv teamkultur er avgjørende for ekstern prosjektledelse. Dette inkluderer å fremme samarbeid, respekt og inkludering. Prosjektledere bør skape muligheter for teammedlemmer til å koble sammen på et personlig nivå, for eksempel virtuelle teambyggingsaktiviteter, uformell chat og feiring av teammilepæler. En positiv teamkultur kan bidra til å bygge tillit og oppmuntre til ansvarlighet blant teammedlemmer.

Administrer tidssoneforskjeller:

Tidssoneforskjeller kan være en betydelig utfordring for eksterne prosjektledere. Prosjektledere bør samarbeide med teammedlemmene sine for å etablere klare kommunikasjonsprotokoller som tar hensyn til tidssoneforskjeller. Dette inkluderer å sette klare forventninger til responstider, planlegge møter som fungerer for alle teammedlemmer, og bruke verktøy som tidssonekonverterere for å sikre at alle er på samme side.

Konklusjon

Ekstern prosjektledelse krever tydelig kommunikasjon, effektivt samarbeid og sterke lederegenskaper. Ved å definere klare prosjektmål og -mål, etablere kommunikasjonsprotokoller, bruke prosjektstyringsverktøy, sette forventninger til eksterne teammedlemmer, lage en prosjektplan, gi regelmessige tilbakemeldinger, fremme en positiv teamkultur og administrere tidssoneforskjeller, kan prosjektledere administrere eksterne prosjekter og levere vellykkede resultater.

Med de riktige strategiene på plass kan eksterne team overvinne utfordringene med avstand og nå prosjektmålene sine.